En virtud de que se han venido presentando, incumplimientos en el envío de los documentos de incapacidad por parte de las oficinas judiciales, se reiteran las directrices emitidas al efecto por esta Dirección Ejecutiva, mediante Circular Nº43-2008 de 12 de noviembre de 2008, acerca del trámite de incapacidades, otorgadas por el personal médico de empresa o el Servicio de Salud para Empleados, Clínicas o EBAIS de la Caja Costarricense de Seguro Social y el Instituto Nacional de Seguros.
Asimismo, se incorporan nuevas disposiciones con el fin de agilizar el trámite de las incapacidades y su cobro ante las respectivas instituciones, así como el pago del salario del personal sustituto.
Cuando el personal médico o secretarial del área de medicina de empresa, Clínica o EBAIS de la Caja Costarricense de Seguro Social, les entreguen el documento de incapacidad (AVISO AL PATRONO), se deberá revisar que contenga los siguientes datos indispensables: fecha de emisión, nombre y número de cédula correctos; que el período de incapacidad sea el mismo tanto en número como en letras y que el documento esté firmado y sellado.
Independientemente del número de días por el cual se haya extendido la incapacidad, la tarjeta de cartón emitida por el personal médico de empresa, debe ser entregada en la Clínica o EBAIS de la C.C.S.S. a la que está adscrita la servidora o el servidor y solicitar que le consignen el sello de recibido en la boleta blanca. Para realizar este trámite cuenta con cinco días hábiles posteriores a su emisión y se hace necesario que el personal judicial porte la Orden Patronal y el carné del Seguro Social. Sin este requisito (sello de recibido) el Poder Judicial no podrá hacer efectivo el subsidio que le corresponde cancelar a la C.C.S.S. El personal médico de empresa está autorizado únicamente para emitir incapacidades iguales o menores a 5 días dentro de 30 días naturales.
Toda incapacidad emitida por la C.C.S.S. o el I.N.S., independientemente del número de días de que se trate o de que se sustituya o no al personal incapacitado, debe enviarse debidamente cumplimentada, mediante oficio, a la Dirección Ejecutiva para su debido trámite. Cuando se trate de documentos emitidos en los formularios oficiales de la C.C.S.S., también se debe adjuntar la CONSTANCIA PARA COBRAR SUBSIDIOS (parte inferior del formulario), en la cual deben consignarse los datos de nombre, cédula y período.
El personal judicial incapacitado debe presentar la respectiva boleta ante su jefatura inmediata dentro del tercer día. La jefatura de oficina, una vez verificados los datos y sello, señalados en el punto 1), procederá a remitir la boleta original en forma inmediata a la Dirección Ejecutiva a efecto de evitar que la C.C.S.S. o el I.N.S. apliquen la figura de la prescripción en el reintegro del respectivo subsidio.
Toda recomendación de incapacidad extendida por médicos particulares (dictamen médico) debe llevarse a la Clínica o EBAIS correspondiente dentro de las 48 horas siguientes.
La Dirección Ejecutiva está imposibilitada de tramitar este tipo de documentos si no cuenta con el aval de la C.C.S.S. La CCSS puede denegar o conceder la incapacidad, en cuyo caso, el dictamen médico será sustituido por los formularios oficiales que para esos efectos utiliza la CCSS.
Cuando la CCSS solicite a la servidora o al servidor presentarse a una de sus sedes a realizar el cambio de una boleta de incapacidad otorgada, tienen la obligación de retirarla y entregársela a su jefatura, para que sea remitida a esta Dirección para el trámite respectivo.
Las reaperturas de casos por Riesgo de Trabajo se realizarán por parte de la Jefatura de la oficina y únicamente se recibirán incapacidades originales otorgadas al amparo de la póliza Nº0076756 que corresponde al Poder Judicial. Para reportar estos accidentes se debe proceder conforme lo indicado en la Circular N°18-2007 de esta Dirección.
Bajo ningún concepto las incapacidades se deben adjuntar a las proposiciones de nombramiento que se envían a la Dirección de Gestión Humana.
Cuando sea necesario enviar los oficios con las incapacidades por correspondencia y no se disponga de correo interno, se sugiere remitir los documentos mediante correo certificado (no “EMS”), en razón de que si se extravían, causará inconvenientes a la persona incapacitada, ya que deberá gestionar un duplicado. Además la oficina contará con un respaldo del envío.
El sistema que al efecto se lleva, no permite el ingreso de períodos de incapacidad, si la servidora o el servidor no cuentan con nombramiento, por consiguiente se solicita realizar los nombramientos del personal judicial en forma oportuna, según corresponda, con el fin de no causar atrasos en el trámite. Al personal meritorio no se le puede tramitar incapacidades, por tanto no deben enviarse.
Debido al Convenio suscrito entre el Poder Judicial y la CCSS, el personal judicial incapacitado recibe la totalidad de su salario.
Por lo tanto, las servidoras y los servidores no deben realizar ninguna gestión de cobro de subsidio ante la CCSS o el INS, ya que esto se constituiría en sumas giradas de más, por lo que se procederá a informar ante quien corresponda, para que se sienten las responsabilidades civiles, penales o disciplinarias que resulten aplicables. Asimismo, se iniciará el procedimiento de cobro del monto respectivo.
El registro de incapacidades únicamente se efectúa con vista en los documentos originales por enfermedad, maternidad, riesgo de trabajo y accidente de tránsito. Por consiguiente, NO deben remitirse copias, fotocopias o los documentos vía fax.
Se recomienda hacer del conocimiento estas directrices, del personal de recién ingreso, que se le asignen las labores relacionadas con el trámite de incapacidades.
Se les recuerda a las jefaturas de oficina, el deber que tienen de velar por el cumplimiento de las disposiciones que se han emitido referidas al trámite de incapacidades.